Plastic Omnium - Document de référence 2018

3 DÉCLARATION DE PERFORMANCE EXTRA-FINANCIÈRE La RSE intégrée dans les métiers PLASTIC OMNIUM DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2018 97 En outre, un outil informatique spécifique permettant le contrôle réputationnel (y compris le risque corruption) et la surveillance des parties prenantes externes est en cours de mise en œuvre. Procédures de contrôle comptable interne 3.2.1.2.5 ou externe Des procédures de contrôles comptables sont mises en œuvre pour s’assurer que les livres ne sont pas utilisés pour masquer les faits de corruption. Afin de vérifier la robustesse de ces contrôles, des audits internes indépendants sont également conduits régulièrement, de manière planifiée ou inopinée, dans l’ensemble des filiales et des sites (usines, centres de Recherche & Développement ou encore fonctions administratives). Ces procédures continueront d’être renforcées en 2019, notamment sur les aspects cadeaux et invitations, sponsoring et mécénat, conformément au plan d’actions qui découle de l’exercice de cartographie des risques. Dispositif de formation 3.2.1.2.6 Pour s’assurer de la bonne compréhension et appropriation des engagements du Code de conduite, Plastic Omnium a mis en place un double dispositif de formation dédié : une formation présentielle d’une journée Compliance day pour les ● collaborateurs pouvant être exposés aux principaux risques éthiques : Comités de Direction, Finance, Ressources Humaines, Qualité, commerciaux, acheteurs… Ces journées de formation ont été créées en concertation par les Directions Juridiques, Financières, et Ressources Humaines de Plastic Omnium. Elles consacrent une demi-journée aux règles de Compliance au sein de Plastic Omnium et une demi-journée aux règles d’or du contrôle interne. Ces formations ont également pour vocation de permettre des échanges avec les collaborateurs notamment par la réalisation de cas pratiques. Ces formations, déjà dispensées en Asie, en France et en Amérique du sud, sont en cours de déploiement sur l’ensemble des zones géographiques de Plastic Omnium avec la participation d’avocats parlant les langues locales ; un module d’e-learning dédié au Code de conduite est en cours ● d’adaptation pour tenir compte du renforcement du Code en 2018. D’une durée de trente minutes, ce module comporte deux parties : une présentation du Code de conduite et une évaluation pour valider les compétences. Tous les salariés et les nouveaux salariés ayant accès à la plateforme d’e-learning interne MyLearningPlace devront le suivre et le réussir. En 2018, 689 collaborateurs ont été formés au Code de conduite et 200 au Code de conduite concurrence. Régime disciplinaire 3.2.1.2.7 L’instance dirigeante a décrété une politique de tolérance zéro dans le domaine de l’éthique et plus particulièrement dans le domaine de la corruption. Sa volonté est d’accorder au Code de conduite la même portée juridique qu’un Règlement Intérieur lorsque la législation le permet. À ce titre, le Code de conduite, qui précise que tout manquement à ces règles de conduite pourrait exposer le collaborateur à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave, a été présenté aux instances représentatives du personnel ainsi qu’au Comité de Concertation Européen. Enfin, lorsque la législation locale le permet, une mention spécifique a été ajoutée aux contrats de travail portant sur l’obligation de respecter le Code de conduite, celui-ci étant remis à tout nouveau collaborateur. Dispositif de contrôle et d’évaluation interne 3.2.1.2.8 des mesures mises en œuvre Le dispositif de contrôle et d’évaluation interne des mesures mises en œuvre répond à quatre objectifs : contrôler la mise en œuvre des mesures de prévention et de détection ● de la corruption et tester leur efficacité ; identifier et comprendre les manquements dans la mise en œuvre des ● procédures ; définir des recommandations ou autres mesures correctives adaptées ● pour améliorer le programme de conformité ; détecter le cas échéant des faits de corruption. ● Plastic Omnium a engagé une refonte des contrôles et évaluations internes pour améliorer son dispositif et le rendre plus efficient. Dans cette optique, la cartographie des risques corruption sera mise à jour annuellement. Enfin, dans le cadre de son programme d’audits, la Direction de l’Audit interne doit s’assurer que le dispositif de prévention et de détection de la corruption est conforme aux exigences de Plastic Omnium, efficacement mis en œuvre et tenu à jour afin de s’assurer de la bonne appropriation et du respect de ces règles par tous. Le risque d’évasion fiscale est mentionné au chapitre 1.7.1 Principaux facteurs de risques/Autres risques/Risque fiscal. DEVOIR DE VIGILANCE ET ACHATS 3.2.1.3 RESPONSABLES L’organisation du Groupe avec des fonctions travaillant de manière centrale autorise une homogénéité des procédures et de leur application dans toutes les filiales et tous les sites. Les fonctions Ressources Humaines, HSE/RSE et management du risque et Audit interne déploient les politiques, procédures et actions pour s’assurer que toutes les filiales respectent les droits de l’homme et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité et l’environnement. Les Directions des Achats des deux Divisions joignent leurs efforts pour renforcer et déployer des procédures, actions et outils permettant de s’assurer de travailler avec des fournisseurs respectueux des mêmes valeurs et obligations que le Groupe. Cartographie des risques 3.2.1.3.1 En interne, plusieurs outils complémentaires permettent d’identifier les risques au sein des filiales et des coentreprises. Deux outils sont utilisés au niveau Groupe : l’analyse des facteurs de risques, dont les principaux sont présentés au ● chapitre 1.7 Facteurs de risques et contrôle. Cette analyse, remise à jour annuellement, permet d’identifier les risques pesant sur l’entreprise qu’ils soient externes (comme par exemple les catastrophes naturelles, les défaillances fournisseurs ou l’obsolescence d’un modèle de véhicules) ou internes (orientations des innovations, qualité, santé/sécurité, corruption…) ; l’analyse de matérialité et des risques, conduite en 2017, identifie les ● risques pour l’entreprise et ses parties prenantes : les parties prenantes internes se sont prononcées sur les risques financiers, de continuité de l’activité, sur l’image/réputation et réglementaire que font porter les enjeux, et par là même, leur impact sur la performance de l’entreprise. Les parties prenantes externes ont identifié le niveau d’impact que la gestion des enjeux par Plastic Omnium génère sur leur organisation, c’est-à-dire le risque qu’elles portent du fait de Plastic Omnium.